Un levier pour mieux

Le P2P : pour une meilleure maîtrise des dépenses

Meilleure maîtrise des frais généraux et respect des engagement budgétaires sont 2 enjeux auxquels de nombreuses organisations doivent faire face. La mise en place d’un processus P2P intégré peut y répondre, au travers de 4 leviers:

En permettant une meilleure visibilité sur l’ensemble des dépenses réalisées par l’Entreprise.

Ces informations donnent aux Achats la capacité :

  • de mieux négocier avec les fournisseurs existants en fonction des volumes ou montants effectivement commandés,
  • d’identifier des « trous » dans les familles d’achats devant être couverts par le référencement de fournisseurs ou pour l’ajout d’articles dans les catalogues proposés
  • de développer des politiques de massification de certains achats (volumes identiques mais chez moins de fournisseurs), induisant des prix plus bas.
  • de s’assurer des Remises de Fin d’Année (RFA) sur la base des volumes commandés auprès des fournisseurs concernés.

 

En donnant les moyens aux managers de refuser ou de modifier la demande de dépense, avant que celle-ci ne soit engagée vis-à-vis du fournisseur.

Dans un processus de commande manuels, le manager peut n’être informé de la dépense qu’une fois la commande passée avec le fournisseur, voir à réception de la facture. La mise en place d’un processus P2P passe par la dématérialisation du workflow de demande d’achat. Ce workflow peut être défini en fonction de la nature de la dépense, du montant envisagé et des entités. Il permet de s’assurer de la validation de la pertinence de la demande et du budget associé auprès des managers opérationnels. Au travers de l’outil, les managers disposent de l’ensemble des éléments justificatifs de la demande ainsi que de l’impact sur le budget. Ils peuvent ainsi refuser la demande avant qu’elle ne soit engagée vis-à-vis du fournisseur, ou ils peuvent demander des précisions complémentaires ou des modifications, qui sont ensuite tracées dans l’outil et qui pourront servir de trace d’audit.

CTA Point de vue P2P

En s’assurant de l’application des conditions contractuelles et des tarifs négociés, ou des fournisseurs référencés.

Les outils P2P permettent de faire le lien entre le contrat, la commande et la facture. Ce contrôle peut être fait à 3 moments du processus :

  • lors de la validation de la demande d’achat, il est possible d’inclure une boucle de validation par les acheteurs, éventuellement en fonction des types de dépenses et des montants concernés. Le rôle de l’approbateur achat est alors de vérifier si le fournisseur identifié est validé par les Achats ou si les règles Achats de lancement d’appel d’offre sont bien respectées. Il peut aussi vérifier les prix appliqués, et s’assurer qu’ils sont cohérents avec les conditions contractuelles négociées avec le fournisseur.
  • Ce contrôle peut aussi être réalisé a posteriori dans le cadre d’une analyse des fournisseurs par type de dépenses. Cette analyse porte sur les mêmes points d’attention que le contrôle précédent. L’intérêt de le faire a posteriori est que cela ne ralenti pas le processus de demande d’achat avec une boucle supplémentaire de validation.
  • et bien sûr au moment du rapprochement commande / facture

 

En permettant un pilotage budgétaire en temps réel.

Le processus P2P permet d’avoir une vue complète des dépenses engagées et facturées, en lien avec le budget. En effet la saisie de la demande d’achat directement par le métier opérationnel, assisté par des référentiels cohérents et des champs simplifiés (uniquement orientés métier et non comptabilité ou achats), permet de capter au plus tôt une information de qualité, avec des imputations analytiques correctes.La demande, puis la commande et la facture peuvent donc être rattachées avec fiabilité au bon budget (entité, projet, etc.). Le responsable budgétaire peut donc avoir une vue en temp réel de ce qui est disponible / engagé / facturé sur son budget et engager les prochaines dépenses en connaissance de cause.

Ce contrôle peut aussi être intégré dans le workflow de la demande d’achat, en ajoutant une boucle de validation par le contrôle de gestion associé.