Projet P2P : Comment embarquer les fournisseurs ?

Les fournisseurs sont un élément clé du changement car ils vont ou non appliquer vos nouvelles consignes (adressage, numéro de commande obligatoire, etc.). Le non-respect de ces règles générera des flux de traitement hors process, ce qui va vous coûter du temps (délai) et des ressources.

Au travers des projets que nous avons menés, il est nous est apparu essentiel de les intégrer dans chacune des phases de votre projet : le design, la préparation et la mise en œuvre.

Pour autant la notion de fournisseurs recouvre une grande diversité de situations, en termes de taille, outillage interne, processus ou enjeux, qu’il faut prendre en compte dans votre approche.

 

Dans la phase de design : prendre en compte les problématiques fournisseurs dans votre définition de la cible

Définir des règles et un processus proches des standards du marché. Proposer un fonctionnement aligné avec ce qui est généralement demandé par les autres clients a deux avantages vis-à-vis des fournisseurs : faciliter leur compréhension de vos attentes et en simplifier l’application dans leur organisation et leurs systèmes d’information. Cela est d’autant plus vrai pour les gros fournisseurs qui ont des processus très normés et structurés par leurs outils de facturation, qu’ils sont évidemment peu enclins à modifier.

Prendre en compte en amont les difficultés rencontrées actuellement par vos fournisseurs ou les irritants identifiés, est bien entendu une des clés de leur adhésion

Différencier les solutions proposées (techniques, processus) en fonction de la typologie des fournisseurs et des types de dépenses associés. On distinguera les plus souvent les quelques fournisseurs récurrents (fort volume de factures, chiffre d’affaires généré important avec une forte maturité sur le P2P, de la myriade de petits fournisseurs ponctuels (1 à 2 factures par an) avec des processus moins standardisés.

CTA Point de vue P2P

Dans la phase de préparation du déploiement : communiquer, au bon moment, de manière simple & cohérente

Communiquer dans le bon timing auprès de vos fournisseurs – ni trop tôt (risque de cafouillage s’ils appliquent par anticipation les nouvelles consignes) ni trop tard (afin de leur laisser le temps de s’adapter). Pour définir ce timing, vous devez prendre en compte plusieurs éléments, qui peuvent varier selon le type de fournisseurs :

  • à partir de quel moment sommes-nous en capacité de communiquer des éléments factuels précis (ex nouveaux codes à mentionner) et sûrs (par exemple pour la date de démarrage ?)
  • quelle est l’importance des changements à mettre en œuvre pour les fournisseurs, et donc de quel délai ont-ils besoin pour se mettre en ordre de marche.
  • Qu’est-il possible d’anticiper afin de ne pas bloquer le flux des factures ? par exemple dans le cas de la mise en place d’un portail fournisseurs, il est essentiel d’anticiper l’étape de création et/ou mise à jour des données fournisseurs afin que tout soit prêt pour les 1ers traitements de facture.

 

Faire une communication simple, en mettant en avant les avantages pour eux (réduction des délais de paiement, capacité de répondre rapidement à leurs questions, simplification de leur processus de facturation ou de gestion des litiges, etc.)

S’assurer que les interlocuteurs internes (achats, finance, commerciaux, etc.) sont bien informés et alignés. Les fournisseurs interagissent avec de nombreux points d’entrée au sein de l’Entreprise. Afin que la communication de l’Entreprise soit efficace il est essentiel de s’assurer que chacun de ces points de contact connait les messages à communiquer aux fournisseurs (planning de mise en œuvre, nouvelles règles de gestion ou nouvelles données obligatoires / facultatives, etc.) et sait répondre à ses principales questions. Pour cela l’équipe projet peut diffuser un kit de communication pour l’interne mais à destination des fournisseurs (FAQ, présentation synthétique du projet, etc. incluant aussi la présentation des actions menées et prévues à destination des fournisseurs). Il est aussi important que les opérationnels puissent remonter vers l’équipe projet les difficultés éventuelles rencontrés par les fournisseurs.

 

Dans la phase de mise en œuvre : accompagner et piloter

Prévoir un dispositif d’accompagnement pour répondre à leurs interrogations. De même que vous allez mettre en place un dispositif d’accompagnement en interne, auprès des achats, de la finance et des opérationnels, il est aussi important d’anticiper les besoins des fournisseurs. Les moyens possibles sont variés (hotline, FAQ sur le portail fournisseurs, etc.) et peuvent être proposés de manière différenciée en fonction de l’importance de vos fournisseurs.

Piloter la mise en place effective du processus P2P par fournisseur. L’objectif est de s’assurer globalement de la bonne mise en place des nouveaux processus mais aussi d’avoir une analyse par fournisseur (ou groupe de fournisseurs), en se focalisant dans un 1er temps sur les fournisseurs significatifs – que ce soit en termes de volumes de factures, de montant des commandes, d’impact sur les objectifs du projet (ex les fournisseurs avec les délais de paiement les plus importants). Votre suivi doit permettre d’identifier les fournisseurs récalcitrants puis de prendre contact avec eux pour comprendre les difficultés rencontrées (manque d’information, problèmes techniques, etc.) et définir un plan d’actions conjoint. Cette action de pilotage doit être mise en place dès les phases amont de mise en place du portail fournisseurs et de création / mise à jour des données fournisseurs.

Envisager des règles contraignantes du type « no PO no Pay ». Une des solutions pour vous assurer de la mise en place rapide de vos nouvelles règles est de durcir vos règles d’entrée des factures. La règle « No PO No Pay », en est l’exemple le plus classique : seules les factures avec numéro de commande (idéalement un numéro de commande existant et correspondant à une commande toujours ouverte) sont intégrées dans les systèmes de l’Entreprise ; une déclinaison possible consiste à exiger sur les factures un numéro de commande ET un numéro de réception. La mise en œuvre de telles règles va conduire les fournisseurs à pousser les demandeurs internes à rentrer dans le nouveau processus afin de pouvoir émettre leurs factures dans les temps. Toutefois, l’application de telles règles nécessitent soit d’avoir un processus P2P déployé sur 100% des types de dépense soit d’avoir un outil qui permette d’identifier les types de dépense et d’adapter les règles en conséquence.