Comment mettre en place des Synergies

Projet P2P : Comment faire converger les Achats et la Finance ?

Le processus P2P est au carrefour des différentes directions de l’Entreprise puisqu’il fait intervenir dans un premier temps la direction des Achats (jusqu’à l’envoi de la commande au fournisseur) puis la direction financière qui a en charge le traitement de la facture fournisseur et la constitution des provisions – ainsi que les opérationnels « acheteurs », à l’initiative de la demande d’achat, et le plus souvent en charge de la réception et de la validation de la facture.

Les deux directions, Achats et Finance, qui portent et structurent ce processus travaillent souvent en silo, sans prendre en compte l’impact de leur activité sur le reste du processus, avec chacune leurs outils, peu ou pas liés, leurs modes de fonctionnement et leurs objectifs.

Ainsi, la mise en place d’un processus P2P intégré performant nécessite d’aligner et de coordonner les Achats et la Finance non seulement au cours de la phase projet mais aussi ensuite dans la phase de run.

Se pose alors la question de comment conduire et mettre en place cet alignement.

 

Comment aligner les Achats et la Finance dans le projet

Mettre en place une équipe projet commune, avec un sponsoring niveau DG (ou un double sponsoring CFO / CPO). La réussite d’un projet P2P nécessite avant tout de s’assurer de la cohérence du processus entre les Achats et la Finance. Pour cela, il faut que chacun s’interroge sur l’impact de ses activités sur le reste du processus (amont ou aval) ; que les choix soient faits au regard des objectifs du projet et non de ceux de chaque département, individuellement. Un levier fort est d’avoir une équipe projet commune, voire avec deux chefs de projet afin de s’assurer de la cohérence d’ensemble et de l’exhaustivité de l’analyse. Cette approche transverse permettra aussi de mieux défendre le projet en interne et de parler d’une seule voix aux fournisseurs.

Définir et prioriser ensemble les objectifs du projet. Les enjeux visés par un projet P2P sont multiples, certains davantage côté Achats (ex : application des normes Achats) et d’autres côté Finance (ex : exactitude des données comptables et analytiques). Il est essentiel que ces objectifs soient clairs et partagés dès le lancement car ils vont structurer la démarche d’analyse et de définition de la cible, en termes de périmètre d’application comment de solution.

Clarifier les rôles et responsabilités des 2 entités dans la mise en œuvre opérationnelle. S’il est clair dans le processus P2P que la partie amont est plutôt pilotée par les Achats et la partie aval par la Finance, 2 points de friction sont généralement identifiés : la réception de la prestation et la gestion des fournisseurs.

Dans un processus P2P les fournisseurs sont gérés par les Achats pour les étapes de référencement et commande puis par la Finance pour les questions portant sur la facturation. Dans le cadre du déploiement du projet P2P et des actions de communication vers les fournisseurs (voir article Comment embarquer les fournisseurs), il est nécessaire de clarifier le plus en amont possible qui entre les Achats et la Finance en aura la responsabilité, à chacune des étapes.

CTA Point de vue P2P

Comment aligner les Achats et la Finance dans les opérations

Une manière de s’assurer que le processus P2P reste cohérent, et équilibré entre les Achats et la Finance, est de mettre en place un pilotage unique processus bout en bout.

Ce Responsable du Processus P2P devra en particulier identifier les attentes des différents clients de ce processus transverse (Achats, Finance, opérationnels, fournisseurs) et en mesurer la satisfaction. Certaines attentes peuvent être partagées par les Achats et la Finance comme par exemple augmenter le taux de paiement anticipé (early payment).

Dans une approche d’amélioration continue, le Responsable de Processus a aussi pour mission de piloter les priorités d’amélioration, en identifiant et qualifiant les leviers d’amélioration et en définissant les plans d’actions et les plannings associés.

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65% des entreprises n’ont pas de Responsable de Processus unique pour le P2P