Projet P2P : Un levier pour réduire vos délais de paiement.

Le respect des délais de paiement est un sujet sensible d’abord parce que c’est un point essentiel pour sécuriser la relation avec les fournisseurs et créer un climat de confiance réciproque, mais aussi du fait de la pression accrue de l’Etat au travers des contrôles menés par la DGCCRF et de l’augmentation des pénalités associées (en 2018, la DGCCRF a réalisé plus de 2 700 contrôles et donné 263 sanctions pour un montant total d’amende de 17,2 millions d’euros).

Tous les types d’entreprises sont concernés, les TPE/PME comme les grands groupes internationaux ou leurs filiales, le secteur privé comme le secteur public.

 

La mise en place d’un processus P2P intégré permet de réduire les délais de paiement

Dans le cas d’un processus P2P non intégré, lorsqu’une facture arrive, il faut identifier les approbateurs, définir les éléments analytiques nécessaires à sa comptabilisation pour enfin obtenir sa validation (ou non). Toutes ces étapes sont prises en compte dans le calcul du délai de paiement, qu’il soit calculé en fonction de la date d’émission de la facture ou de sa date de réception.

Dans un processus P2P intégré, les étapes du processus sont simplifiées. La facture est rapprochée automatiquement de la commande, à partir du numéro de commande mentionné sur la facture. Les données analytiques sont issues de la commande. Une facture qui matche avec la commande et/ou la réception peut être payée sans approbation complémentaire du métier et comptabilisée. Le gain de temps peut donc être très significatif (Accélération du temps de traitement des factures : jusqu’à 65% / sources Esker)

En cas d’écart, les interlocuteurs sont identifiés a priori dans l’outil en fonction des types d’écart (prix, quantité) et des montants en jeu.

En cas de litige, le portail fournisseur permet d’informer rapidement le fournisseur et de lui donner les éléments justificatifs lui permettant de répondre ou de modifier sa facture (d’après Le baromètre « blocage des factures » de la Médiation des entreprises (oct. 2018) : un peu moins d’1 facture sur 7 est bloquée ou rejetée / temps moyen de résolution : 44 jours)

CTA Point de vue P2P

3 points d’attention majeurs doivent être pris en compte

Ces points sont présentés par ordre croissant de difficulté :

1 – Les choix technologiques

Etant donné que les factures dématérialisées sont encore minoritaires en France (31% dans le secteur privé / 39% dans le secteur public d’après la dernière édition de l’observatoire des paiements), les choix technologiques doivent être faits en prenant en compte le traitement des factures papier.

Dans le cas des factures papier, deux étapes du processus peuvent générer des gains de temps significatifs :

  • La capture et l’extraction des données : la solution choisie est-elle capable de capturer l’ensemble des données (non structurées) attendues ou est-il nécessaire de ressaisir manuellement une partie des informations ?
  • L’enregistrement comptable : la solution retenue permet-elle de faire un rapprochement à la maille de la ligne de facture et de la ligne de commande ou ce rapprochement est il uniquement fait en prenant en compte le montant global de la facture (données d’en-tête) ? dans le 2d cas, l’imputation comptable ne peut se faire automatiquement, les équipes comptables doivent finaliser manuellement le rapprochement.

 

2 – L’importance de la communication vers les fournisseurs

En amont il convient de s’assurer que les fournisseurs ont une information claire et exhaustive sur les informations à mentionner sur la facture et les règles à suivre (par exemple en termes d’adressage des factures) pour que leurs factures ne connaissent aucun blocage dans les systèmes. Une fois en phase de run, le pilotage mis en place doit permettre d’identifier les fournisseurs non conformes dont les factures sont traitées en exception (pas de numéro de commande sur la facture, mauvais adressage, etc.) et de mettre en place des actions ad hoc, en interne ou avec les fournisseurs.

voir aussi : Comment embarquer les fournisseurs

 

3 – L’importance des changements induits dans les métiers

Les deux principales causes d’écart que l’on constate entre la commande et la facture sont liées à l’étape de réception : pas de réception formalisée dans l’outil au moment où le rapprochement de la facture est déclenché ; les données saisies pour la réception ne correspondent pas à la facture et sont erronées. Il apparait donc essentiel de fiabiliser les données de réception. La difficulté réside dans le fait que la réception est faite par les directions opérationnelles, souvent de manière décentralisée (au plus près de la prestation). Sachant que les métiers n’ont souvent pas l’habitude de formaliser les réceptions de bien ou de services dans un outil et voient souvent cela comme une tâche administrative supplémentaire, sans en saisir forcément l’impact sur le processus de paiement.